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Konzept

Konzeption der Bericht- Apps von MEiAPPS und wie wir selbst mit den Berichten im täglichen Arbeitsleben umgehen. Ein Erfahrungsbericht aus eigenem Umgang mit den Apps.

MEiAPPS


Nachstehend möchten wir Ihnen die Konzeption und den täglichen Gebrauch an Hand eines realen Fallbeispiels schildern. Wir arbeiten täglich mit unseren Berichts-Apps so das wir aus eigener Erfahrung heraus Ihnen den Umgang mit den Bericht-Apps näher bringen können.

 

Unser Hauptgeschäft ist die elektrische Ausrüstung von Anlagen der Steine- und Erden- Industrie. Wir fertigen speziell für Aufbereitungsanlagen von Sand-, Kies und Splitt Schaltanlagen im eigenen Haus. Wir führen die Elektromontage durch, schreiben die SPS Programme, implementieren unsere Software zur Visualisierung, Dosierung und Verladung, Produktionsmengenerfassung, Mischung und Optimierung. Nehmen den Gesamtprozess in Betrieb und übergeben schlüsselfertig komplexe Steuerungsaufgaben betriebsfertig an unsere Kunden.

Mehr Informationen hierzu finden Sie unter www.hinzsteuerungstechnik.de

So haben wir fast täglich Beratungsbedarf bei unseren Kunden vor Ort.

Besuchsbericht

Hier nutzen wir den neuen Besuchsbericht um das Gespräch mit dem Kunden zu dokumentieren, Stichpunkte über geplante Arbeiten zu erfassen um daraus
ein Angebot zu erstellen oder unserem Außendienst für den nächsten Besuch alle notwendigen Informationen zu geben.

Hierzu nutzen wir lediglich die Eingabefelder “Besprechungsprotokoll”, “Produkte” und “Bemerkungen” Diese Bezeichnungen haben wir in der Standartkonfiguration entsprechend unseren Bedürfnissen angepasst.

Angebot

Bei kleineren und mittleren Anfragen, nutzen wir unsere App “Angebot”.
Hier kommt nun die XML Datei zum tragen. In der Konfiguration all unserer Apps haben wir den zusätzlichen Versand der XML Datei freigeschaltet.

So befindet sich im Anhang des Besuchsberichtes diese Datei. Mit einem längeren Fingertip kann nun der Vertriebsmitarbeiter direkt aus seinem E-Mail Programm auf dem iPad die Daten aus dem zuvor erstellten Besuchsbericht in der Angebots- App öffnen und ein entsprechendes Angebot erstellen.
Dies wird direkt auf dem iPad unterschrieben und als PDF zum Kunden und in unser Büro gesendet.

Es macht wirklich etwas her, wenn der Kunde sofort schon im laufenden Gespräch sein Angebot in Form einer E-Mail auf seinem Rechner hat.

Meist, nach heftigen Preisverhandlungen erhalten wir oft den mündlichen Auftrag.

Auftrag

Ist der Auftrag mündlich erteilt, öffnen wir im Archiv der Angebots App den Vorgang über den Button “Neu bearbeiten” mit der Auftrags- Applikation.
Hierzu macht sich ein Popup Fenster auf, mit einer Auswahl der Applikationen welche geeignet sind die XML Datei zu öffnen.

Die zuvor im Angebot erfassten Daten werden automatisch in den Auftrag übertragen.

Hier nehmen wir die vereinbarten Änderungen vor, lassen uns den Auftrag direkt beim Kunden vom Kunden unterschreiben und senden die erzeugte PDF Datei an unseren Kunden und zu uns ins Büro.

Unsere Kunden sind wirklich begeistert wie schnell alles geht. Der Kunde hat seine Bestellung erledigt und wir wissen sofort was alles zur Ausführung des Auftrages notwendig ist.

Nun gibt es in unserem Unternehmen drei Varianten wie ein Auftrag weiter bearbeitet wird.

Varaiante 1: Stundenbericht

In der Regel senden wir den Auftrag mit der XML Datei an den, zur Ausführung der Arbeiten vorgesehenen Monteur.

Unser Mitarbeiter öffnet im E-Mail Programm den Auftrag mit der APP “Stundenbericht”.
Nun hat auch er alle Daten um den Serviceauftrag durchzuführen.

Er trägt über die Zeiterfassung seine Fahrtzeiten mit Km, Montagezeiten und Pausenzeiten ein, erfasst zusätzliche Materialien und passt die Mengenangaben an den tatsächlichen Verbrauch an.

Nun legt er dem Betriebsleiter den Stundenbericht mit der Funktion “Vorschau” auf dem iPad vor. Ist alles in Ordnung so lässt er sich die Arbeiten auf dem iPad vom Kunden unterzeichnen, sendet per Mail den Stundenbericht als Kopie zum Kunden und zu uns ins Büro.

Wir erstellen zeitnah die Rechnung und er Auftrag ist erledigt.

Variante 2: Montagebericht

Bei umfangreicheren Aufträgen verwenden wir den Montagebericht.

Hierbei handelt es sich zumeist um Aufträge die über Tage und Wochen gehen. Der Montagebericht dient hierbei zur internen Nachverfolgung des Auftrages.

Unser Bauleiter erfasst täglich die Arbeitszeiten der Mitarbeiter und die an diesem Tage verbrauchten Materialien. Dazu braucht er meist nur eine viertel Stunde, da die Eingaben sehr schnell durchgeführt sind.

Für uns hat das den Vorteil, das wir täglich über den Stand der Arbeiten informiert sind.

Ein Vorteil ist auch, das unser Montageleiter im Feld “Bemerkungen” Baubehinderungen und besondere Ereignisse die zu eventuellen Bauverzögerungen führen können aufzeichnen kann.
Mit dem Montagebericht haben wir somit einen lückenlosen Nachweis, auch gegenüber der übergeordneten Bauleitung, über den Baufortschritt.

Variante 3: Lieferschein

In Einzelfällen liefern wir Ersatzteile direkt zum Kunden.

Hier kommt unser Lieferschein zum Einsatz.
Ein Vorteil ist auch hier, das wir die Zeiterfassung mit implementiert haben.

In unserem Fall kommt es vor, das wir Ersatzrechner für unsere Softwarepakete liefern. Im Lieferschein werden somit auch die Zeiten zur Systemeinrichtung erfasst.

Nach Lieferung quittiert unser Kunde den Empfang des Rechners und die einwandfreie Funktion der Software mit seiner Unterschrift direkt auf dem iPad. Der Lieferschein wird dann als Kopie zum Kunden und zu uns ins Büro gesandt.

Vom Montagebericht zum Mängelbericht

Mängelbericht

Mängelbericht!
Dass hört sich zunächst schlimm an und keiner will wirklich etwas von Mängeln wissen, aber in der Praxis gilt immer noch der Satz, “wo gehobelt wird da fallen auch Späne”.
So gehören auch Mängel zum täglichen Arbeitsleben. Für uns ist daher der Mängelbericht, den wir zeitnah erstellen und nicht darauf warten, das uns der Kunde eine Mängelrüge schickt, sehr wichtig.

Unser Montageleiter führt über den Mängelbericht im Grunde eine Restpunkte- Liste, die wir schnellst möglich abarbeiten.

Auch dieser Bericht wird täglich geführt, und wir im Büro haben ständig eine Übersicht über anstehende Arbeiten. Bei Rückfragen vom Kunden können wir somit umfassende Auskunft über die Abarbeitung von Restpunkten geben.

Abnahme

Ob nun Teilabnahmen nach Baufortschritt oder die Endabnahme, beides wird von unserem leitenden Montagemeister in einem Abnahmeprotokoll dokumentiert.

Die Abnahme wird dann direkt auf dem iPad vom Bauleiter oder Kunden mit einem Fingerstreich unterschrieben.

Wir haben damit eine Teilabnahme zur Berechnung von weiteren Anzahlungen oder die Endabnahme zur Erstellung der Schlussrechnung.

Rechnung

Kleinere Rechnungen, insbesondere die Lieferung von Ersatzrechnern stellen wir direkt aus dem Lieferschein aus.

Hierzu dient uns die XML Datei als Grundlage.

Im Archiv des Lieferscheins, wählen wir den betreffenden Eintrag aus und öffnen Diesen dann im “Rechnungsbeleg”. Somit erhält unser Kunde sofort die Rechnung als ausdruckbaren PDF auf seinem Rechner und wir die Daten zur weiteren Bearbeitung im Warenwirtschaftssystem.

Quittungsblock

Der Quittungsblock wird von uns für Barzahlungsbelege verwendet.

Hat ein Kunde kein Firmenkonto und keine Zahlungskonditionen oder ist als Barzahler eingestuft, so erhält er aus dem Stundenbericht heraus eine Barzahlungsquittung.

Wir erhalten die Daten zur weiteren Bearbeitung in unserer Buchhaltung direkt per E-Mail.